Планирование по временным параметрам

Договорная работа фирмы должна управляться по временным параметрам (срокам выполнения, продолжительности действий). Это связано с наличием большого количества нормативных, технологических и иных ограничений по времени совершения действий, входящих в содержание договорной работы. Несоблюдение подобных временных ограничений негативно отражается на конечных результатах договорной работы.

Например, в законодательстве содержится правило, что если по окончании срока действия договора аренды арендатор, надлежащим образом исполнявший свои обязанности, письменно не уведомит арендодателя в предусмотренный договором или в разумный срок до окончания действия договора о своем желании заключить договор аренды на новый срок, то он утрачивает преимущественное право на заключение договора аренды на новый срок (ст. 621 ГК РФ). Данное временное ограничение требует своего учета при планировании действий по направлению соответствующих уведомлений договорным контрагентам.

Эффективное управление договорной работой по временным параметрам требует соответствующего планирования. Для этого разрабатывается календарный план договорной работы, представляющий собой определение дат начала выполнения и окончания мероприятий и действий, входящих в предметную область данной работы. Практика показывает, что разработка такого плана требует приложения существенных усилий, поскольку необходимо детально согласовать продолжительность планируемых мероприятий и действий, распределение ресурсов и затрат для их выполнения.

К примеру, если в предметную область договорной работы входит проведение переговоров по заключаемым фирмой с новыми контрагентами договорам, необходимо составить предварительный календарный план таких переговоров с определением предполагаемого места их проведения, а также уточнить список привлекаемых к переговорам работников фирмы. Необходимо также совместить график командировок и отпусков привлекаемых к переговорам работников фирмы с планируемым графиком переговоров, уточнить необходимость участия этих работников в других мероприятиях договорной работы. Если этого не сделать, то спланированные переговоры по заключению важного для фирмы договора могут быть сорваны.

Календарный план договорной работы представляет собой документ, определяющий полный перечень планируемых мероприятий (действий), входящих в содержание договорной работы, их последовательность и взаимосвязь, сроки выполнения и продолжительность, а также ответственных исполнителей и ресурсы, необходимые для выполнения соответствующих мероприятий (действий).

Иногда в процессе планирования договорной работы возникает необходимость в составлении нескольких календарных планов, различающихся между собой степенью охвата и детализацией действий (работ). Для различных уровней управления и исполнителей целесообразно составлять свои календарные планы договорной работы. На основе этих планов разрабатывается комплексный план договорной работы фирмы, увязывающий различные этапы договорной работы в единую стратегию. Установленные таким планом контрольные сроки выполнения необходимых мероприятий договорной работы обязательно должны учитываться при разработке условий договоров.

Календарное планирование договорной работы имеет цель определить такое расписание действий, при котором обеспечивается их максимальный управленческий результат. Эта цель достигается за счет:

• уточнения перечня действий, входящих в предметную область договорной работы;
• определения оптимальной последовательности и взаимосвязи требуемых действий;
• оценки продолжительности этих действий, т.е. расчета времени, необходимого для выполнения каждого отдельного действия;
• расчета ресурсов, необходимых для выполнения требуемых действий;
• составления расписания действий, которое и будет представлять собой решение задачи календарного планирования договорной работы.

Уточнение перечня действий предполагает дальнейшую детализацию входящих в предметную область договорной работы действий.

В результате должны быть получены полные перечни действий, подлежащих выполнению в ходе договорной работы. Эти перечни должны включать описание каждого действия: наименование, назначение, характеристики и др.

Затем определяются последовательность и взаимосвязь всех действий, входящих в содержание планируемого процесса договорной работы фирмы. Основой для этого служит следующая информация:

• полный перечень планируемых действий и их характеристика;
• описание требуемых результатов этих действий.

Логическая последовательность и взаимосвязь соответствующих действий определяются нормами договорного права, другими нормами законодательства, ГОСТами, техническими стандартами и др. Например, общая последовательность действий, совершаемых при заключении договора, определяется ст. ст. 432 – 439 ГК РФ. Последовательность действий по изменению и расторжению договора – ст. ст. 450 – 452 ГК РФ и т.д.

На практике на данном этапе планирования многие фирмы разрабатывают сетевую диаграмму договорной работы, представляющую собой наглядное изображение планируемого процесса в виде графа, отображающего взаимосвязи действий и работ и временные ограничения. Оценка продолжительности действий представляет собой процесс расчета времени, необходимого для выполнения каждого отдельного действия, входящего в предметную область договорной работы фирмы.

Для соответствующего расчета необходима следующая информация:

• полный перечень планируемых действий;
• объем этих действий;
• количественные характеристики действий, выраженные в физических единицах.

Опыт показывает, что продолжительность соответствующих действий будет определяться законодательными, организационными и технологическими ограничениями, а также количеством используемых ресурсов (в том числе исполнителей), необходимых для их выполнения.

Для оценки продолжительности действий применяются метод нормативных расчетов, метод экспертной оценки, метод оценки по аналогам, метод моделирования. Результаты, получаемые на данном этапе планирования:

• оценка продолжительности действий, рассчитанная на основе достоверных исходных данных и нормативной базы;
• диапазоны возможных отклонений от рассчитанной продолжительности действий.

Например: предполагаемая продолжительность действий “согласование условий договора” 5 календарных дней и диапазон возможных отклонений 2 календарных дня означают, что эта работа займет не более 7 и не менее 3 календарных дней. Основной задачей календарного планирования является разработка не просто расписания, а оптимального расписания действий. Главным критерием оптимальности расписания является минимальный уровень издержек при максимуме результата договорной работы.

Для разработки оптимального расписания договорной работы потребуются:

• сетевая диаграмма договорной работы, отражающая последовательность и взаимосвязь входящих в ее содержание действий;
• продолжительность действий, т.е. расчетное или предполагаемое время, за которое может быть выполнено планируемое действие без ограничения на ресурсы;
• информация о том, какие ресурсы и в какое время будут доступны, их значение для выполняемых действий;
• календари действий и ресурсов, определяющие периоды, в которые может выполняться планируемое действие или работа;
• временные ограничения.